Gestión de expedientes

Los expedientes son una aplicación de uso general que nos permite una coordinación entre miembros de la organización y personas externas que puedan participar para realizar una gestión. Su paradigma se basa en un expediente en cuyo anterior podemos tratar cualquier tipo de información, y sobre la cual, todos van realizando algún tipo de gestión, utilizando su contenido o completando el mismo.

 

Estructura de información del expediente:

  • Cabecera: la cabecera del expediente nos permite conocer su propósito, su identificación y su estado de gestión, así como su cualificación. En esta cualificación tenemos:
    • Tres campos definibles que nos permiten conexión con diferentes módulos: riesgos, clientes, proveedores, conceptos, proyectos, ....
    • Campos de cualificación de la naturaleza del expediente, de gravedad y prioridad
    • Campos de evaluación de la efectividad de la gestión vinculada al expediente.
  • Contenido de la carpeta: el contenido de la carpeta puede ser en forma de documentos (cualquier tipo de archivo que podamos adjuntar), fotografías, comunicaciones realizadas a través de la plataforma tanto internas como externas, el seguimiento de las actividades asignadas a los participantes y las notas entre los gestores de sus diferentes estados de gestión.

Flujo de expedientes:

  • Por un lado tenemos un flujo vinculado al estado de gestión del expediente. Este flujo puede ser configurado, su máximo número de pasos es el siguiente:
    • Borrador: mientras un usuario está elaborando el expediente para poder iniciar una gestión.
    • Pendiente de Gestión: el expediente pasa a manos de un gestor que se habrá determinado por configuración o por elección del usuario que ha iniciado el expediente.
    • Pendiente de Evaluación: el expediente pasa a manos de un evaluador que determinará la efectividad con la que se ha resuelto la gestión.
    • Pendiente de Cierre: el expediente pasa a manos de un responsable que revisa que esté toda la información cumplimentada correctamente y procede al cierre del expediente.
    • Cerrado: histórico de expedientes.
  • Por otro lado tenemos el flujo de trabajo de las acciones: estas acciones derivan de decisiones que toma el gestor, para resolver el expediente, el evaluador, para poder evaluar el expediente o el responsable del cierre para poder tomar su decisión de cierre. El flujo es el siguiente:
    • Borrador: La acción está planificada.
    • En curso: la acción ha sido enviada a su destinatario para que realice las correspondientes actuaciones.
    • Pendiente Validación: el responsable de la acción ha contestado y el gestor, revisador o responsable de cierre, en función del estado de gestión del expediente, acceptarán o volverán a poner en curso con nuevos comentarios para que se complete la acción por parte de su responsable.
    • Cerrado: cuando damos por buena la acción y su responsable asignado no deberá realizar más gestiones.
  • Adicionalmente, durante el flujo, cualquier usuario autorizado al expediente (usuarios del flujo vinculado al estado de gestión o usuarios con acciones asignadas o usuarios requeridos con alguna petición de información) puede iniciar una petición de información, que puede ser interna o externa a un tercero de fuera de la organización.
    • En caso de petición interna, el sistema envía la petición a su destinatario y le invita a participar contestando la petición a través de un sistema de gestión de mensajería de la propia plataforma.
    • En caso de petición externa, se envía un correo electrónico al invitado externo, donde dispone de un link encriptado que permite el acceso temporal a una versión restringida del expediente para que pueda contestar a requerimientos, recibir información o rellenar algún formulario que tengamos adjunto.

 

 

 

Posibilidades de uso:

  • Esta estructura de información nos permite realizar gestiones vinculadas a otros módulos de la plataforma: por ejemplo a partir de una decisión tomada en la gestión de riesgos, o a partir de una incidencia en un proyecto, ....
  • El sistema de flujo nos permite recopilar información de forma libre (adjuntos, notas, fotografías) o de forma estructurada (a través de formularios vinculados a diferentes eventos del flujo vinculado al estado de gestión o a acciones o a comunicación externa.
  • Ello confiere a esta módulo una funcionalidad transversal para toda la plataforma, constituyendo un módulo que potencia las funcionalidades del resto de módulos.

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