Proceso de gestión de Calidad

Entendemos como proceso de calidad el conjunto de actividades que se realizan para dar soporte a la mejora continua de un sistema de gestión ya sea o no bajo el paraguas de la norma ISO9001 o similar.

  • Planificación del sistema
    • Fijación de objetivos
    • Lanzamiento de proyectos de mejora
    • Planificación de recursos humanos
    • Planificación de recursos materiales y de metrología
    • Planificación de auditorías
  • Gestión:
    • Control de calidad
    • Selección de personal
    • Evaluación de personal
    • Formación del personal
    • Ejecución de proyectos y acciones de mejora.
    • Ejecución de auditorías.
    • Gestión de Incidencias: reclamaciones y no conformidades.
    • Calibración / verificación de elementos metrológicos.
  • Seguimiento:
    • Seguimiento objetivos e indicadores
    • Seguimiento de proyectos y acciones de mejora.
    • Seguimiento del plan de formación
    • Seguimiento del plan de mantenimiento y metrología
    • Evaluación de la satisfacción del cliente
    • Evaluación de proveedores.
    • Evaluación de Riesgos y su gestión.
    • Revisión del sistema por la dirección
  • Cambio del sistema:
    • Actualización y cambios en procesos.
    • Actualización del sistema documental.
    • Actualización y cambios en los recursos

En Acompalia hemos creado los siguientes módulos para dar cobertura a este proceso:

  • Evaluación y Mejora: nos permite las actividades clave vinculada a un sistema de calidad: gestión de objetivos, gestión de auditorías, gestión de clientes y seguimiento de satisfacción, gestión de proveedores, su estado de homologación.
  • Espacios de trabajo (opcional no empaquetado en el proceso): si vamos a gestionar los proyectos de mejora utilizando técnicas y procedimientos de gestión de proyectos.
  • Gestión de Expedientes: para gestionar acciones de mejora, proyectos de mejora y gestión de las incidencias (No Conformidades, Reclamaciones, ...)
  • Organización y Personas: para documentar la organización por procesos, para describir el organigrama y puestos de trabajo y para registrar la información relativa a personas y a gestión de su selección, formación y evaluación y sus vinculaciones a posiciones del organigrama y procesos.
  • Mantenimiento y metrología: para gestionar las calibraciones, verificaciones y mantenimiento de las infraestructuras, elementos de medición, ...
  • Gestión de riesgos: para gestionar todo el ciclo de riesgos del sistema.
  • Gestión de protocolos: para gestionar el sistema documental y la base de datos de normativa que debemos tener en cuenta en nuestras actividades.

Ventajas de implantar su proceso de calidad en acompalia

  • Disponemos de contenido para que sirva de punto de partida para su implantación. Consiga su certificación ISO9001 de forma sencilla, guiada y centrandose solamente en los aspectos que le aportan valor.
  • Ahorro en Coste: empaquetamos todo lo necesario en un solo módulo de calidad para que tenga cubiertas las necesidades.
  • Facilidad: Tenemos una utilidad diseñada y pensada para cada necesidad, para facilitar la implantación del sistema con un concepto de plantilla que nos guía para cubrir los aspectos clave de un sistema de calidad.
  • Ponemos a su disposición paquetes de servicios a su medida para cubrir todo el ciclo de vida del sistema de calidad, desde su implantación, certificación, revisiones posteriores hasta el final del ciclo de vigencia de su certificado. Si quiere, a través de una tarifa plana, puede tener asegurados sus servicios durante los tres años de cada ciclo de vigencia de su certificado.
  • Productividad: implante de nuevo su sistema o ya lo tenga implantado, cuente o no con servicios de consultoría que le ayuden, con nuestro sistema en la nube, consiga claros beneficios de productividad, de orden en la documentación y registros, y de facilidad para comunicar su sistema de gestión y justificar las actividades que deben desarrollarse.
  • Integración: podemos integrar el sistema de forma coherente con otras normas de gestión ambiental, seguridad del personal, seguridad alimentaria, ...

Los recursos que empaquetamos en este proceso, y su funcionalidad:

Gestión de Objetivos
  • Configuración de un mapa específico para objetivos de calidad.
  • Configuración de un grupo de objetivos de mejora y de un grupo de objetivos de seguimiento
  • Seguimiento de los valores de los objetivos vinculados a indicadores y proyectos (si disponemos del módulo de espacios de trabajo)
Evaluación y Mejora
Proyectos de Mejora
  • Gestión de los proyectos de mejora como proyectos. Esta opción nos permite gestionar un proyecto con todos los detalles de gestión de proyectos y con las metodologías que decidamos adoptar: agile, cascada, ...
Espacios de Trabajo
  • Podemos configurar una carpeta de Proyectos o de Gestión de Mejora y tratar cada proyecto como un expediente. Con esta opción llevamos a cabo un "libro de bitácora" de seguimiento del proyecto o acción de mejora y podemos coordinar actividades a través de las herramientas de workflow de expedientes.
Gestión de Expedientes
Planificación y Gestión de Recursos Humanos
  • Podemos definir un mapa de competencias de la empresa.
  • Tenemos funciones para planificar selecciones y registrar los resultados de su ejecución.
  • Disponemos de funciones para realizar el plan de formación, inscripción de personas en acciones formativas, informativas y de motivación, y realizar su evaluación.
  • Se dispone de un módulo para registrar las evaluaciones del personal.
  • En las fichas de las personas tenemos su vinculación a la descripción de su puesto de trabajo y toda la información vinculada las gestiones especificadas en los puntos anteriores.
 Organización y Personas
Gestión de recursos materiales
  • Organización de fichas de los elementos materiales, de software o virtuales en carpetas para definir sus parámetros de gestión.
  • Fichas de cada elemento con su identificación, especificaciones y ficha técnica si procede.
  • Registros de actividades de mantenimiento sobre los mismos.
  • Registro de actividades de calibración, verificación u otros con los correspondientes certificados que acreditan los resultados y seguimiento automático de caducidades.
Mantenimiento y metrología
Planificación y Gestión de auditorías
  • Definición de grupos de auditorías o planes de auditorías.
  • Creación de las fichas de auditoría donde tenemos los datos de identificación, alcance, auditores participantes, estado de gestión (planificada, en curso, cerrada) y donde podemos adjuntar los informes de auditoría.
  • Posibilidad de configurar plantillas de auditoría y realizar la auditoría con cuestionarios informatizados, disponiendo de un informe automatizado de la misma.
  • No conformidades y recomendaciones vinculados a través del módulo de expedientes (*ver gestión de incidencias).
 Evaluación y Mejora
Gestión de Incidencias, Reclamaciones y No Conformidades
  • Definimos una carpeta de gestión de incidencias.
  • Conectamos uno de sus ejes con diferentes orígenes
    • Auditorías: conectamos con la lista de auditorías del módulo de auditorías.
    • Clientes: con la tabla de clientes. Podremos escoger un cliente para una reclamación
    • Proveedores: con la tabla de proveedores. Podremos escoger proveedor para el caso de reclamaciones o incidencias con proveedores.
    • Etc.
  • Conectamos otro eje con la tabla de procesos: para poder asignar cualquier incidencia a un proceso.
  • Definimos criterios de cualificación de la incidencia:
    • No Conformidad
    • Recomendación de auditoría
    • Reclamación
  • Definimos un cuadro de códigos de causas para poder clasificar mejor nuestros expedientes de incidencia al realizar análisis de causas.
  • Por cada incidencia, abrimos expediente y realizamos su flujo de trabajo para:
    • Su tratamiento: acciones para su resolución, análisis de causa raíz, ...
    • Su Evaluación: evaluación, efectividad y acciones posteriores a realizar para mejora.
    • Su cierre
Gestión de Expedientes
Gestión de la satisfacción del cliente
  • Creación de carpetas de clientes o agrupaciones de clientes donde tendremos una ficha básica.
  • Definición de encuestas de satisfacción: básicamente abrimos registros con una serie de campos de criterio donde podremos registrar en forma de puntuaciones los resultados de:
    • Encuestas que hayamos realizado.
    • Entrevistas dirigidas realizadas por nuestro personal o por terceros.
  • Podremos guardar los documentos que acrediten las puntuaciones en los registros de encuesta de cada cliente.
  • Con esta información podremos realizar nuestros análisis, estadísticas y toma de decisiones.
Evaluación y Mejora
Evaluación de proveedores
  • Creación de carpetas de proveedores o grupos de proveedores, donde definimos los criterios de evaluación por cada uno de ellos.
  • Tenemos fichas de proveedor donde podemos detallar toda su información o solamente su descripción. En su ficha podemos guardar los documentos o correos electrónicos de las comunicaciones de las sistemáticas de evaluación y resultados y detallamos su estado de homologación.
  • Tenemos documentos de evaluación donde cargamos los documentos con los datos analizados para ello y puntuamos los aspectos definidos en su carpeta y su resultado.
Evaluación y Mejora
Gestión de Riesgos y Oportunidades
  • Cubrimos todo el ciclo de gestión de riesgos y oportunidades.
  • Definimos una carpeta de riesgos con sus correspondientes ejes: normalmente proceso y establecemos las tablas de criterios de evaluación del riesgos y oportunidades, por probabilidad e impacto.
  • También definimos los grupos de riesgos a evaluar.
  • Mapa de riesgos: Por cada proceso, tendremos la identificación de peligros y oportunidades. Por cada peligro definimos acciones preventivas y plan de control que tenemos en curso para evaluar los riesgos de partida.
  • Evaluación de riesgos: por cada peligro del Mapa, procedemos a evaluar su riesgo inicial, definir posibles actuaciones de mitigación o erradicación y el riesgo residual esperado. Generamos nuevos registros en cada evaluación.
  • Una vez realizado el análisis de riesgos de la evaluación, procedemos a determinar qué acciones realizamos de las posibles y qué riesgos abordamos y lo registramos en la evaluación.
  • Por cada decisión, podemos lanzar acciones de mejora en forma de Expedientes en el módulo de Gestión de Expedientes.
Gestión de Riesgos
Revisión del sistema por la dirección
  • En la definición de normas, definimos todos los apartados de la revisión del sistema.
  • Abrimos una revisión del sistema y definimos sus datos de participación.
  • Podemos adjuntar el acta en esta cabecera o bien, generar el detalle a partir de la plantilla de apartados.
  • En el detalle, por cada apartado, tenemos un espacio para escribir las conclusiones sobre el mismo y para adjuntar la documentación que fundamenta este punto de la reunión.
  • El conjunto de detalle constituye el acta de revisión del sistema, facilitando su tratamiento punto a punto y el control de no saltarnos ninguno de ellos.
Evaluación y Mejora
Sistema documental
  • Tenemos la posibilidad de documentar nuestra organización a través de fichas para:
    • Organigrama
    • Posiciones del organigrama o puestos de trabajo
    • Mapa de procesos
    • Fichas de proceso para desarrolar el mapa de proceso.
    • Conceptos de gestión: descripción de registros / aplicaciones informáticas vinculados a proceso.
    • Fichas de indicadores: realizamos definición. Los podemos vincular a objetivos y a procesos.
  • Gestión de cambios: podemos controlar versiones, gestionar la revisión y aprobación de cambios en paquetes que engloban todos los elementos afectados por un cambio.
  • Cada elemento tiene una pestaña de cumplimiento donde visualizamos, su relación con los requisitos de los mapas de cumplimiento de las diferentes normas.
  • Los elementos vigentes se visualizan en el escritorio de los usuarios que ocupan los puestos de trabajo, que participan en el proceso o a los que se les haya distribuido de forma específica.
 Organización y Personas
  • Manual de cumplimiento: en la configuración de las normas, podemos detallar su estructura de requisitos, documentando como cumplimos cada punto de la norma y, relacionando, cada punto con los documentos del sistema documental y con los elementos de descripción de la organización para disponer de una visión global del cumplimiento de la norma en la empresa.
Evaluación y Mejora 
  • Definición de una carpeta de gestión del sistema para representar el Sistema Documental. En ella determinamos la estructura de documentos que vamos a definir (procedimientos, instrucciones, ...) y ejes de clasificación para poder estructurar la documentación (por ejemplo un eje por plantas y otro eje por ámbito: producción, compras, ...).
  • Tenemos el concepto de documento, con su identificador, título y relaciones con otros documentos y sus lista de difusión.
  • Cada documento tiene una pestaña de cumplimiento donde visualizamos, su relación con los requisitos de los mapas de cumplimiento de las diferentes normas.
  • Tenemos todo el historial de versiones publicadas y borradores en curso.
  • Disponemos de los correspondientes mecanismos de workflow de revisión y aprobación si procede o bien podemos publicar directamente los documentos.
  • Los usuarios a los que se distribuye, reciben los correspondientes avisos de nueva versión de documento y se controla su visualización.
Gestión de Protocolos 
  • Carpetas de normativa: para diferenciar diferentes grupos de normas o grupos a los que se va a difundir para su consulta.
  • Bases de datos de normativa: podemos identificarla, clasificarla por varios ejes, definir un abstract de la misma para visualizar rápidamente su alcance, el nivel de implantación que tenemos de la misma y su estado de vigencia.
  • Podemos adjuntar la documentación relativa a la norma o bien utilizarla solo como un índice de referencia.
Gestión de Protocolos

 

 

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