Gestión de un Proyecto de inversión

Vamos a definir los datos del ejemplo: En nuestra empresa vamos a construir un almacén en una de nuestras tiendas, la tienda de Teruel, con el siguiente plan de trabajo:

  • Debemos estudiar las necesidades de espacio, ya que, el proyecto viene a partir de una necesidad de atender mejor los clientes de la zona y se determina que los productos A+ y A deben estar en la tienda para un rápido servicio.
  • Realizaremos la correspondiente legalización de la tienda, las reformas correspondientes en la misma y el acondicionamiento del almacén.
  • Vamos a llevar la gestión y el control económico del proyecto, que desconocemos inicialmente.

 Para llevar a cabo el proyecto designamos el siguiente equipo:

  • Responsable del proyecto: el Responsable de la tienda.
  • Eqipo de proyecto: consultor externo logística, departamento ingeniería, empresa de construcción, empresa suministro estanterías, logística interna.

 

¿Cómo gestionamos el trabajo en acompalia?

Utilizaremos Espacios de trabajo como recurso para llevar a cabo el núcleo del trabajo.

Tenemos las siguientes ventajas:

  • En la nube: podemos compartir la información con cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
  • Podemos llevar a cabo todas las actividades: planificación, asignaciones de tareas, reporting de horas, progreso, gestión de incidencias  de forma sencilla y coordinando nuestro equipo interno y los participantes externos.
  • Los participantes disponen de toda la información para gestionar el proyecto, sin renunciar, en ningún caso, al nivel de seguridad que nos exijamos.
  • Podemos utilizar la experiencia generando una "plantilla" para futuros proyectos parecidos.

 

Desarrollo del ejemplo

Configuración de Carpetas de Espacios de Trabajo
  • Damos de alta la carpeta con Nombre: Inversión en Tiendas.
  • Activamos: proyectos, Documentación.
  • Autorizamos a Logística como gestor de la carpeta.
Configuración de un Espacio de Trabajo

 

  • Logística crea un espacio de trabajo dentro de la carpeta de Proyectos de Inversión de Tiendas: Ampliación Tienda Teruel.
  • Creamos los diferentes equipos:
    • Estudio Logístico: abrimos usuario para consultora externa y para Logística de Central.
    • Responsable Proyecto: ponemos en el equipo al Responsable de la Tienda.
    • Construcción: abrimos usuarios para las personas de la empresa de construcción (jefe de obra, administrativo de obra).
    • Ingeniería Grupo: personas que participarán en el proyecto del departamento de ingeniería.
    • Logística Interna: personas que se encargarán de abastecer el almacén del departamento de logística.
  • Establecemos los siguientes grupos de tareas:
    • Creamos grupos para visualizar el proyecto por equipos.
Creación y configuración del proyecto
  • Configuramos el proyecto con las siguientes características:
    • Representante del cliente: logística
    • Gestor del Proyecto: Responsable de Tienda
    • Estado: En Curso
    • Fecha Apertura: fecha Inicio.
    • Grupos de Planificación: establecemos cada una de las fases-
      • Estudio rotaciones A y A+. Definición Necesidades y Layout.
      • Proyecto Básico
      • Proyecto Ejecutivo
      • Ejecución Obra
      • Instalaciones Almacén
      • Instalación Elementos de Manutención
      • Suministro y colocación del stock de partida.
      • Lanzamiento del proyecto.
    • Tareas: planificamos detalladamente cada tarea asignándola a grupo de tareas y fase. Especificamos que vamos a realizar reporting de las diferentes tareas, su equipo responsable o usuario responsable, fechas previstas de inicio/fin o tiempo previsto y unidades de obra previstas.
    • Método de cálculo del progreso: según unidades de obra reportadas.
Configuración de la estructura documental del proyecto
  • Definimos carpetas:
    • Estudios
    • Presupuestos Industriales
    • Actas de Seguimiento
    • Planos
    • Recursos Informáticos
    • Elementos de Manutención
    • Plan de Seguridad
    • Registros de Coordinación Empresarial
    • Otros Documentos
    • Se pueden restringir algunas carpetas.
  • Definimos Tipos de Documentos:
    • Entregable
    • Acta
    • Plano
    • Ficha Técnica
    • Procedimiento
    • Presupuesto
    • Presupuesto Aceptado
    • Documento
    • Los Presupuestos solamente los puede ver el Responsable de Proyecto, los presupuestos aceptado están a disposición de todo el mundo.
    • Los Planos, Fichas Técnicas, procedimientos, actas y documentos están a disposición de todo el equipo del proyecto.
Actividades del Responsable del Proyecto
  • El responsable del proyecto realiza la planificación y activa las tareas para que estén disponibles para los participantes a efectos de visualización del proyecto, de sus actividades y de reporting.
  • Establece los costes de cada tarea para su correcta contabilización en base a tarifas.
  • Realiza briefing del proyecto y reuniones de seguimiento con el equipo y externos según planificación del proyecto y confecciona las diferentes actas, que se distribuyen a partir de su compartición en la carpeta correspondiente.
  • Recibe los entregables de la empresa de consultoría.
  • Recibe el anteproyecto, proyecto básico de ingeniería y la revisa hasta su aprobación.
  • Recibe el proyecto ejecutivo y pide presupuestos a los diferentes industriales. A medida que los recibe los va guardando en las carpetas de presupuestos.
  • Realiza la evaluación del los presupuestos recibidos, toma decisiones de aceptación y cambia el documento de presupuesto a presupuesto aceptado, añadiendo al mismo el correspondiente contrato firmado.
  • En caso de incidencias registra las mismas y determina cómo se va a realizar su resolución. No utiliza las posibilidades de workflow de gestión de incidencias de la plataforma. Las gestiona en sus reuniones de trabajo y las  gestiona a través del registro en el propio proyecto, en el apartado de gestión de incidencias.
  • Supervisa que la documentación entregable esté a tiempo en las corresondientes carpetas y vinculadas a las tareas de proyecto que representan cada hito.
  • Realiza los cálculos de coste y avance en cada período y analiza y gestiona posibles desviaciones, tanto en plazo como en coste.
Actividades del equipo de proyecto
  • Los miembros del equipo de proyecto reciben sus tareas asignadas y reportan su dedicación contra las mismas a medida que las van ejecutando.
  • Participan en las reuniones de proyecto y utilizan los documentos de las carpetas a las que tienen acceso y van añadiendo documentos en las mismas a medida que avanza el proyecto.
El cliente interno del proyecto
  • El cliente interno del proyecto aprueba el plan y el alcance del proyecto.
  • Tiene a su disposición toda la información y documentación del proyecto asignada al mismo.
  • Toma las decisiones a propuesta del responsable del proyecto, ante incidencias que impacten en el alcance, el plazo o el coste.

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