Grupo de Mejora de Calidad

Tenemos un grupo de mejora de calidad de una línea de fabricación de pan de molde, establecido regularmente

Este grupo está compuesto por:

  • Un técnico de calidad.
  • Un responsable de turno.
  • Dos operarios senior.

Trabajan sobre:

  • Incidencias de la semana.
  • Problemas extraídos del análisis de reclamaciones de clientes.
  • Iniciativas de disminución del desperdicio en las operaciones.

Para ello, se reúnen todos los lunes para evaluar las incidencias de producción de la semana anterior y los viernes para determinar acciones de mejora y para realizar el seguimiento de las que tienen en curso.

El Jefe de Producción asigna los recursos y aprueba las iniciativas que presentan.

El técnico de calidad se encarga de la formalización. 

El equipo se auto-organiza.

 

¿Cómo gestionamos el trabajo en acompalia?

Utilizaremos Espacios de trabajo como recurso para llevar a cabo el núcleo del trabajo.

También Expedientes de Trabajo, para coordinarse con otras áreas no involucradas en el espacio de trabajo, pero necesarias para resolver problemas o poner en funcionamiento iniciativas.

Tenemos las siguientes ventajas:

  • En la nube: podemos compartir la información con cualquier dispositivo y en cualquier lugar.
  • Podemos llegar a todo tipo de colaboradores: del grupo de trabajo, de la organización, colaboradores externos.
  • Los participantes disponen de toda la información para gestionar el proyecto, sin renunciar, en ningún caso, al nivel de seguridad que se exija.
  • El sistema coordina a través de workflow las intervenciones externas al grupo y a la vez, formaliza toda la comunicación con los mismos.

 

Desarrollo del ejemplo

 

Configuración de Carpetas de Espacios de Trabajo
  • Damos de alta la carpeta con Nombre: Mejora de Calidad
  • Activamos: Tareas y Documentación, no trabajaremos con proyectos.
  • Responsable de Calidad gestiona esta carpeta.
Configuración de un Espacio de Trabajo

 

  • Responsable de Calidad crea un espacio de trabajo dentro de la carpeta de Mejora de Calidad: Línea pan de molde.
  • Creamos el equipo:
    • Mejora Línea pan de molde: y asignamos los usuarios correspondientes al equipo.
  • En cuanto a los grupos de tareas, un grupo para cada iniciativa que pongamos en funcionamiento.
  • Vamos a establecer lotes de tareas que puedan finalizarse en una semana. No pasaremos ninguna de pendiente de iniciar a En curso hasta haber finalizado las que estén En curso.
Configuración de la estructura documental
  • Definimos carpetas:
    • Estudios
    • Presupuestos
    • Actas de Seguimiento
    • Otros Documentos
  • Definimos Tipos de Documentos:
    • Entregable
    • Acta
    • Plano
    • Ficha Técnica
    • Procedimiento
    • Idea de Mejora
    • Presupuesto
    • Documento
Actividades del grupo de trabajo
  • La documentación resultante de las reuniones de lunes y viernes se van coleccionando en las diferentes carpetas, normalmente documentos de acta o de ideas de mejora.
  • Las tareas se asignan a cada uno de los participantes o al equipo completo, en lotes de trabajo asumibles en una semana:
    • Las tareas pendientes de iniciar estarán en estado de Programada.
    • Las tareas en curso, estarán en estado de Abierta
    • Las tareas finalizadas, estarán en estado de Cerrada.
  • No se reportará la dedicación. Ésta se comentará en las reuniones de seguimiento y, en caso de que sea relevante, constará en acta.
  • Cuando sea necesario implicar a una persona externa, en la carpeta de tareas, especificamos la carpeta de expedientes vinculada a la tarea. En ella abrimos expedientes con la configuración de workflow que establezcan un gestor del expediente.
    • El gestor del expediente será un miembro del equipo o una persona externa, que tendrá conocimiento suficiente para resolver el expediente o bien podrá asignar tareas a otros usuarios para su resolución.
    • A través de los mecanismos de información alrededor del expediente, tambíen podrá pedir informaciones a cualquier persona de la organización, a los miembros del equipo de mejora o proveedores, clientes o cualquier colaborador externo.
    • Toda la documentación queda vinculada al expediente.
    • Ejemplos: 
      • Realizar seguimiento en un cliente por parte del responsable de la cuenta.
      • Este responsable de la cuenta, pide información al responsable de calidad de una cadena de distribución a través del mismo expediente.
      • También pide que un comercial realice una visita de seguimiento de los cambios en la corteza del pan, para analizar el impacto percibido por el cliente.
  • Toda la documentación de mejora queda archivada en el espacio de trabajo, a disposición del equipo. Esta documentación se puede archivar en carpetas por temática y podrá ser consultada por carpeta, por tarea o por tipo de documento.

 

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